【大家一起做法务】(7)——沟通(二)

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同学们,前期与大家分享了法务人员在审查合同时与合同经办人沟通的那些事,相信大家在看完之后亦会有感触。其实,还有一类沟通也很重要,那就是法务部在牵头起草业务合同时与专业部门的沟通。今天David就围绕这一话题与大家聊聊。

  法务人员在起草合同时,为什么要征求其他专业部门的意见?原因很简单,因为一份合同,尤其涉及投资项目的合同,必然会涉及项目流程、可行性、业务关键点甚至合理规避税费等方面的问题,这对于法务人员,尤其是经验较浅的法务人员,此等要点较难掌握,必须与各领域专业人员深入沟通后,才能形成一份满足各方面需求的合同,因此,法务人员与各专业部门人员的沟通协调显得至关重要。

  下面是David多年来在起草合同阶段与各专业部门沟通的经验,和大家一同分享。

  David大致将沟通分为三个阶段:沟通前准备、沟通时要点及沟通后处理:

  一、沟通前准备

  俗话说得好,“不打无准备之仗”,与其他部门沟通前,必须作好充分的准备。

  1、做好资料收集

  对于拟起草的业务合同,法务人员应提前做好资料搜集工作,如土地作价入股中拟作价入股土地权属变更要求及程序如何?可查询相关的土地法律法规及涉及土地所属国土部门的办事流程。再如投资方及被投资方在土地作价入股中分别涉及的税费问题,可预先通过搜索国家的法律法规、财政部及国税总局发的函、通知以及案例等等,做基本了解。

  做好资料收集,才具备与专业人士沟通的砝码。

  2、拟定基本方案或合同草稿

  资料收集完成后,法务人员要根据了解的信息及经验,拟定基本方案或合同草稿。将心比心,选择题永远比主观题容易做,基本方案及合同草稿就是选择题,当被沟通部门审阅你草拟的基本方案或合同草稿后,对整个项目概况及交易过程,就会有比较直观的认识,可以有针对性地提出该方案或合同是否可行的意见。如果法务人员仅是向专业部门口头描述,各人的表达和理解极容易出现偏差,即法务人员表达的并非其他专业部门所理解的,导致专业部门出具的意见容易出现错漏。

  拟定基本方案或合同草稿,更有利于准确沟通与交流。

  3、明确沟通要点

  完成上述步骤,法务人员应针对合同重要节点问题及未明确事项,拟定沟通要点,如前述土地作价入股的项目,一般要了解详细的实施步骤、评估要求,以及股权比例以及董事会人员如何调整、是否需要担保等问题重点发问。

  漫无目的沟通,会让被沟通者无所适从。

  二、沟通时要点

  与专业部门沟通的要点与技巧基本与上期提及的与合同经办人沟通的一致,重复部分我不再累述。在这里要特别提醒一点:

  人都是会偷懒的,许多被征询人常常不及时回复,或者仅以行或者不行作答,或者回答模棱两可,这达不到沟通目的。为提高效率,沟通时,建议以会议方式,或者以书面方式,明确要求专业部门给予反馈,方案或合同草稿行还是不行,如不可行,如何修改,并限定反馈意见期限。

  只提问题,不提解决方案的人,会大大影响工作效率。

  三、沟通后处理

  法务人员在与各专业部门沟通完毕后,须将各部门意见融合到基本方案或合同草稿中,将修改后的稿件,再次发各部门作进一步征求意见,并同时抄送该项目负责人。基本方案及合同草稿经过多轮沟通修改后,最终才能定稿合同。

  说到这里,本栏目已经到了尾声,最后,David给大家总结一句话:科学的沟通,方可成就一份优秀的合同。

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