大家一起做法务(1)——确认合同签订依据

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大家一起做法务(1)——确认合同签订依据

在进入正题前,首先自我介绍一下,本栏目是“法务阶梯”新推出的专栏(逢周三出刊)——大家一起做法务,我是本栏目的主编David,之前有关注“法务阶梯”的同学们,应该对我并不陌生,因为我在周五栏目——我做法务这些年曾经客串投稿。好了,闲话不多说。作为一个全新的栏目——大家一起做法务,顾名思义就是与大家分享公司法务的一些实战性经验,和大家共同学习,共同进步。

今天我就跟大家分享一下关于审核合同的经验。一说起合同,相信大家都知道它在法务工作中的重要性,这不仅涉及到每一单商事活动的成败,更可能影响到企业的长远发展。可以说,公司法务最基本的工作就是草拟合同、审核合同,把好合同关就是守好企业的生命线。如何把好合同关涉及到方方面面,包括掌握起草合同、审核合同技能、要点、多看范本案例等等,这些内容以后会与大家一一分享,今天先跟大家分享一下把好合同关的第一步——确定合同签订依据。有些同学可能会提出质疑,为什么把确定合同签订依据作为把好合同关的第一步,法务人员不就是有合同来审合同就行了吗?其实这种想法是不对的,下面说说我的看法。

首先我们来看一个例子,某集团下属物业公司,提交了一个电梯保养合同,该集团法务接到合同后,针对合同条款做了认真的审核,审批通过了,集团主管领导也批准了,合同双方签字盖章。但是最后发现摆了个大乌龙,去年签的电梯保养合同期限是两年,应该到明年才到期,前面的未终止,后面又签了新的合同,势必引起纠纷。这个例子告诫我们在审查合同具体条文前,必须审查清楚签署该合同的依据,查清为什么要签此合同?是否有必要签此合同?否则,不仅可能引起纠纷,更有甚者被居心不良者侵害公司利益,后果不堪设想。

下面说说审查合同签订依据的通常做法。

一般而言,合同来源包括两种情形,一是新签,二是续订,不管是哪种类型,合同提交审查时,都应当附上签约依据,包括:1、会议纪要;2、业务部门行政审批文件;3、上级批示;4、与合同相对方往来函电;5、业务发展计划;6、其他相关说明,等等。了解完这几类后,下一步就是在你接到合同的时候,必须确认合同提交人在提交合同时是否同时提交了上述前置的书面文件,如没有提交须要求合同提交人补充提交或具体说明无法提交的原因。

实践中,往往会出现一些变化。如何应对呢?如情况紧急,只有老板口头指令,那作为法务人员必须核实指令的真确性,而且在条件允许时,要把相应的书面文件补齐。或者,在OA或纸质审核流程中加入相关部门及领导审阅,要求主管该合同业务的公司领导签字确认,并取得公司负责人授权认可。

因此,请各位同学在审阅合同时,一定要记住,接到合同不要急,务必要完善流程,保留证据,这不仅是规范管理的需要,也是保护我们自己的重要措施。

同学们,今天就分享到这,我们下期再见。

 


各位亲,想提前知道我们这周的推送内容吗?好,往下看,一般人我不告诉。

周五:“我做法务这些年”,本期是Richard的《《穹顶之下》,似曾相识的法务场景》,不可错过。

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