【大家一起做法务】(17)——内资公司设立(二)

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【大家一起做法务】(17)——内资公司设立(二)

上回聊了内资有限公司设立的名称核准问题,本周我们继续分享内资有限公司设立的余下内容。内资有限公司完成名称核准后,下一步应该正式向工商行政管理部门提交注册登记新公司材料。

  一、提交文件

  1、公司登记(备案)申请书(含代理人授权委托书)。申请书应包含新公司的基本情况,包括但不限于公司名称、注册资本、股东及股权比例、董事、监事等信息。

  2、股东签署的公司章程。章程应注意事项已在此前文章中提及,此处不再累述。

  3、股东的主体资格证明或者自然人身份证件复印件。

  4、董事、监事和经理的任职文件(股东会决议由股东签署,董事会决议由公司董事签字)及身份证件复印件。

  5、法定代表人任职文件(股东会决议由股东签署,董事会决议由公司董事签字)及身份证件复印件。

  6、住所使用证明。一般提交公司住所的房屋租赁合同及房产所有权证明文件或其他住所使用证明。

  7、《企业名称预先核准通知书》。该项为工商行政管理部门核准的《企业名称预先核准通知书》,期限一般为6个月,过期的须重新核准。

  二、办理技巧

  1、由于以上材料在全国各地的版本不尽一致,而审批人员有时候比较严格,可能因为个别字眼问题被要求退回。在这里,David给大家提个小技巧,把正文和签字页分开,如果要修改直接替换正文页即可,可大量节约办理时间。另外,有些文件需要董事会签署,而有些是股东会签署,在制作文件前,一定要认真厘清。

  2、提交给工商行政管理部门的申请文件要同时备份,并且扫描存档。有些法务人员,特别是新人在办理新公司注册事宜时,只按照工商部门的清单要求准备一套文件,而忽略了企业也需自备档案文件,导致企业无法自行查阅原始资料。有人会提出质疑,文件是企业自己做,随时可以后补或者到工商部门查档,没必要留底。但我认为存在以下问题:

  (1)企业处于不断发展变化的过程中,股东和董事都会变动,一旦发生变动,原股东或董事不配合签署后补文件则非常被动;

  (2)企业需要查档时,一般都是要立即知道结果,要是每次都到工商部门打印则费事费时。

  三、办理结果

  工商行政管理部门在初步核实资料后,分不同阶段处理:

  (一)受理阶段

  1、符合要求

  申请文件、材料齐全,符合法定形式的,或者申请人按照公司登记机关的要求提交全部补正申请文件、材料的,应当决定予以受理。

  2、需要时间核实材料的

  申请文件、材料齐全,符合法定形式,但公司登记机关认为申请文件、材料需要核实的,应当决定予以受理,同时书面告知申请人需要核实的事项、理由以及时间。

  3、当场可补正材料的

  申请文件、材料存在可以当场更正的错误的,应当允许申请人当场予以更正,由申请人在更正处签名或者盖章,注明更正日期;经确认申请文件、材料齐全,符合法定形式的,应当决定予以受理。

  4、不符合要求,应一次性告知

  申请文件、材料不齐全或者不符合法定形式的,应当当场或者在5日内一次告知申请人需要补正的全部内容;当场告知时,应当将申请文件、材料退回申请人;属于5日内告知的,应当收取申请文件、材料并出具收到申请文件、材料的凭据,逾期不告知的,自收到申请文件、材料之日起即为受理。

  (二)决定登记阶段

  1、对申请人到公司登记机关提出的申请予以受理的,应当当场作出准予登记的决定。

  2、对申请人通过信函方式提交的申请予以受理的,应当自受理之日起15日内作出准予登记的决定。

  以上关于工商行政部门的受理及决定程序可参照《中华人民共和国公司登记条例》第八章内容。

  在实务工作中,内资有限公司设立工作可能因地区的不同,而在要求上存在一些细微差别,需要经办人员与工商行政主管部门保持沟通才可以顺利完成。如本人在某省注册一新公司,工商行政管理部门要求提交公司住所使用证明文件,由于公司住所为村集体用地,无房产证,只能提交相关村委和街道的证明文件,经与各部门多次沟通协调,最终完成了登记工作。但在深圳,即不存在这一问题,只需明确具体地址即可,不需提交任何证明文件,大大提高了登记速度。

  本期已将内资有限公司工商登记事项和各位分享完毕,下一期我会与大家分享新公司工商注册完成后的其他事宜。

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