【大家一起做法务】(6)——沟通(一)

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同学们,前几期与大家分享了审查合同的一些技巧及注意事项,讲的内容比较多,大家可能需要一些时间消化,本期我们跟大家聊点轻松点的话题——沟通。有人会说正常人都会沟通,聊沟通似乎与做法务没太大联系,其实不然,法务人员作为职场人,小到与同事上级沟通,大到与外部单位沟通,都要求有较强的沟通技巧,今天我们只谈法务人员特有的与合同经办人沟通的那些事。

  有法务经验的同学们都清楚,法务人员在审核合同时,除非无任何问题,否则,法务人员通常都会与合同经办人沟通了解合同条款的细节。但很多时候,法务人员并没有掌握沟通的要点和技巧,因而没法达到了解合同细节的目的,更有甚者影响了同事间的关系。

  下面是David多年来与合同经办人沟通的要点与技巧,和大家一同分享。

  一、先套近乎,联络感情

  合同经办人也是人,人与人之间需要互相尊重,谁都不喜欢一上来就被他人质疑,尤其是自己费老大力气制作的合同就更是如此,因此,先联络感情,有助于工作开展。

  二、时机成熟,切入正题

  1、请合同经办人阐述合同的基本情况

  联络感情差不多之后,自然地把话题引到合同上来。第一个问题很重要,通常我们都会让合同经办人先说下合同的基本情况,提这个问题原因有三点:

  (1)有些背景资料从合同上看不出,需要经办人说明;

  (2)即使合同附有签订说明及概要,也可通过此方式验证合同基本情况的真实性;

  (3)可更直观地了解整个交易过程,审查合同更具客观性。

  如何发问也相当重要,通常我们会这样说:“XXX,昨天您发起的XXX合同流程,我们看了之后,有些情况不太清楚,您能简单的介绍下合同情况吗?”。

  2、针对核心问题,比对合同条款

  待合同经办人把合同基本情况介绍完毕后,我们会针对合同的核心问题发问,了解情况,并据此与合同描述认真比对。如涉及大宗货物买卖合同,我们一般会了解货物运输由哪方负责,保险由哪方购买,货物如何交付,货物交付前后的风险承担等,以上问题如在合同中未明确,须经办人与卖家谈判后补充合同条款重新上传审查。如我方负责运输,应一并将运输合同上传审查。

  法务人员在发问时,要注意有礼有节,把问题及要求向经办人表述清楚,如有可能,问题可不由我们指出,最好能诱导经办人自己发现问题,使合同经办人充分理解并更好地与合同相对方沟通。

  当然,如果关系很好,或者情况紧急,就别费那劲了,直接指出问题。

  根据具体情况,明确处理结果

  法务人员在了解完所有情况后,应重新审视合同,向经办人明确处理意见:

  (1)通过;

  (2)可以通过,但对于执行中的风险及注意事项,应书面向经办部门提出;

  (3)不通过,说明原因,如仅是需要补充资料的,应注明需要补充哪些资料,同时明确补充期限。

  三、沟通完毕,记录跟进

  聊完了,事情并没完,在工作记录表中应对沟通情况作简单记录,特别是一些需要补充的材料、期限等,应重点记录,在适当的时候,应及时跟进,作进一步沟通。

  相信大家听David聊完,都会与自己的沟通方式进行比较,不知大家有些什么更好的建议,发到我的微信号tommyzhangww,或联系我的同事Richard,微信号:richard-liuq,我们会尽快予以反馈。

  本期节目到此结束,我们下期再见。

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